Im Folgenden informieren wir Sie in Übereinstimmung mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unseren Verein.
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:
LESEMENTOR Herzogenrath
„LeseHerz“ im Pro Stadtbücherei e.V.
Erkensstr. 2b
52134 Herzogenrath
Bei Fragen zum Datenschutz für Lesementor:innen und Schulen können Sie sich an folgende Kontaktadresse schulkoordination@mentor-herzogenrath.de wenden. Ansprechpartnerinnen: Stephanie Sanft und Petra Nelis.
Die nachfolgenden Ausführungen beschreiben die allgemeinen Datenverarbeitungsvorgänge im Verein.
Zur Erfüllung ihrer satzungsmäßigen Zwecke erhebt LESEMENTOR Herzogenrath Daten. Die Hauptzwecke sind die Verwaltung und Organisation des ehrenamtlichen Mentor:innen-Programms:
Erhoben werden Name, Anschrift, Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse und Gültigkeit des erweiterten Führungszeugnisses der Mentor:innen. In der verwendeten Software „codo“ (siehe unten) werden darüber hinaus projektspezifische Daten der Teilnehmenden (Mentor:innen, Mentees und Schulen) gespeichert (Kontaktdaten, Angaben zur Teilnahme).
Soweit dies aufgrund gesetzlicher Vorgaben, insbesondere des Infektionsschutzgesetzes, für den Einsatz von Mentor:innen in Schulen erforderlich ist, wird ein Nachweis über den bestehenden Masernschutz bzw. eine entsprechende Immunität oder eine medizinische Kontraindikation geprüft. Dabei werden nur die für die Durchführung und Dokumentation des erforderlichen Nachweises notwendigen Informationen verarbeitet. Soweit möglich, wird lediglich dokumentiert, dass der erforderliche Nachweis vorgelegt und geprüft wurde. Eine Speicherung vollständiger Impfausweise oder weiterer Informationen erfolgt nicht, sofern dies nicht gesetzlich erforderlich ist.
Zum Management der Daten nutzt LESEMENTOR Herzogenrath die Software „codo – Das Daten-Tool für Mentoringprojekte“ (im Weiteren „codo“ genannt). Darin werden die im Rahmen des Programms erhobenen personenbezogenen Daten der Teilnehmenden gespeichert und verwaltet. Rechtsgrundlage für die Nutzung von „codo“ ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der sicheren Datenverarbeitung sowie in der effektiven Verwaltung des Programms. Die Aam Digital GmbH, c/o Impact Hub Berlin GmbH, Rollbergstraße 28A, 12053 Berlin wird zu diesem Zweck als Auftragsverarbeiter auf der Grundlage einer entsprechenden Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO für LESEMENTOR Herzogenrath tätig. Informationen zum Datenschutz der Aam Digital GmbH: https://aam-digital.com/privacy-policy/
Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor dem Zugriff durch Dritte geschützt.
Die Daten der Mentor:innen werden einerseits für interne Zwecke (Verwaltung, Versand von Informationen, Materialien und Einladungen) genutzt, andererseits aber auch an Dritte (Schulen und Kooperationspartner im Mentor:innen-Programm) weitergegeben im Zusammenhang mit dem Einsatz als Lesementor:in an den Schulen. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.
Für die Kommunikation per E-Mail nutzen wir E-Mail-Postfächer der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Str. 4–6, 32339 Espelkamp.
Mittwald stellt uns hierfür E-Mail-Hosting einschließlich der Speicherung, des Empfangs und des Versands von E-Mails sowie einen browserbasierten Webmailer zur Verfügung. Bei der Nutzung unserer E-Mail-Adressen werden insbesondere E-Mail-Adressen, Namen und die Inhalte der E-Mail-Kommunikation verarbeitet. Je nach Inhalt der Kommunikation können dabei weitere personenbezogene Daten enthalten sein.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung von Anfragen, zur Kommunikation mit Mentor:innen, Interessent:innen, Schulen, Kooperationspartnern und sonstigen Ansprechpartner:innen sowie zur Durchführung und Organisation unserer Vereins- und Mentoringtätigkeit.
Die Daten werden spätestens sechs Monate nach Beendigung der Tätigkeit gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Die Verantwortlichen informieren die ehrenamtlichen Mentor:innen hiermit über ihr Recht (Art. 13 2 b DSGVO)
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um Änderungen unserer Verarbeitungen, Rechtsgrundlagen, technischen Verfahren oder der einschlägigen Rechtslage abzubilden.
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